Bogholderens guide til intrastat-indberetninger

Når virksomheder handler med andre EU-lande, skal der ikke kun indberettes moms – men også Intrastat-oplysninger. Det er en del af EU’s statistiksystem, der overvåger samhandlen mellem medlemslandene. For mange virksomheder kan kravene dog virke tekniske og forvirrende. Her er bogholderen uundværlig. Med styr på data, dokumentation og deadlines sikrer bogholderen, at Intrastat-indberetningen bliver korrekt og indsendt til tiden. Denne artikel gennemgår, hvordan bogholderen håndterer hele processen – fra indsamling af handelsdata til korrekt rapportering til Danmarks Statistik – og hvordan fejl og bøder undgås.

Hvad er Intrastat, og hvorfor er det vigtigt?

Intrastat er EU’s system til at indsamle statistik over samhandel mellem medlemslandene. Alle virksomheder, der køber eller sælger varer over visse grænser, skal indberette deres handelstal til Danmarks Statistik.
Bogholderen er den, der sørger for, at virksomheden lever op til kravene – præcist, rettidigt og uden fejl.

Formålet med Intrastat

Intrastat-data bruges af EU og nationale myndigheder til at:

• Overvåge handelsbalancen mellem landene.

• Analysere markedsudvikling og økonomiske tendenser.

• Sikre korrekt opgørelse af udenrigshandlen i nationalregnskabet.

Selvom det ikke påvirker virksomhedens skat direkte, er det en lovpligtig rapportering, som kan udløse bøder ved manglende eller fejlagtig indberetning.

Hvornår skal man indberette Intrastat?

Bogholderen ved præcis, hvornår grænseværdierne gør indberetning nødvendig.
I Danmark gælder (tal fra 2025 som eksempel):

• Varemodtagelser: Over 6,5 mio. kr. om året.

• Vareafsendelser: Over 5,5 mio. kr. om året.

Når virksomheden overstiger disse grænser, er den automatisk forpligtet til at indberette – typisk hver måned.

Hvem har ansvaret?

Selvom det er virksomheden, der juridisk er ansvarlig, er det som regel bogholderen, der:

• Identificerer, hvornår pligten indtræder.

• Sikrer, at rapporteringen opsættes korrekt i økonomisystemet.

• Står for løbende indberetning og kvalitetssikring.

Kort sagt: Bogholderen sørger for, at virksomheden undgår bøder og kontrolsager fra Danmarks Statistik.

Konsekvenser ved fejl eller manglende indberetning

Hvis virksomheden ikke indberetter korrekt, kan det føre til:

• Bøder fra Danmarks Statistik.

• Påmindelser og ekstraarbejde med genindberetning.

• Omdømmetab, hvis virksomheden fremstår uprofessionel.

Derfor har bogholderens præcision og overblik stor betydning – især i virksomheder med mange handler på tværs af grænser.

Sådan håndterer bogholderen indsamling og indberetning af data

En korrekt Intrastat-rapport kræver både teknisk forståelse og struktur. Bogholderen er ansvarlig for at samle data, kontrollere nøjagtighed og indsende indberetningen inden for fristen.

1. Indsamling af data

Bogholderen henter data fra:

• Salgs- og købsfakturaer.

• Regnskabssystemet (varer til/fra EU-lande).

• Eventuelle logistiksystemer (fragt og tolddata).

Oplysningerne skal indeholde:

• Varekode (KN-nummer).

• Mængde og værdi.

• Afsendelses- og modtagerland.

• Transportmåde og transaktionstype.

Alt skal registreres nøjagtigt – en fejl i fx varekoden kan give et forkert handelsbillede og føre til krav om genindberetning.

2. Kontrol af datakvalitet

Før indsendelse kontrollerer bogholderen:

• At alle relevante EU-handler er inkluderet.

• At valuta er omregnet korrekt til danske kroner.

• At beløb stemmer med virksomhedens regnskab og momsopgørelse.

Denne kontrol sikrer, at Intrastat-data stemmer med virksomhedens øvrige rapportering.

3. Digital indberetning via Virk.dk

Bogholderen logger ind på Virk.dk → Intrastat → Danmarks Statistik, hvor indberetningen udfyldes:

• Manuel indtastning for små datamængder.

• Automatisk upload via CSV- eller XML-fil for større virksomheder.

Danmarks Statistik har faste frister – typisk den 10. arbejdsdag i måneden efter.
Bogholderen holder styr på deadlines og sikrer rettidig upload.

4. Sammenhæng mellem Intrastat og moms

Intrastat-data og EU-samhandel skal stemme med momsindberetningen (rubrik A og B).
Bogholderen sørger for:

• At beløb i Intrastat matcher værdier i momsopgørelsen.

• At eventuelle forskelle forklares (fx transportomkostninger).

Dette sikrer konsistens på tværs af myndighedsrapporteringer.

5. Løbende opfølgning og arkivering

Bogholderen gemmer alle relevante filer, fakturaer og indberetningskvitteringer.
Det gør det muligt at dokumentere, hvordan data er indsamlet og beregnet, hvis Danmarks Statistik eller revisor efterspørger oplysninger.

Tips og erfaringer, der gør Intrastat-rapportering nemmere

Erfarne bogholdere ved, at Intrastat ikke behøver være kompliceret – med de rigtige rutiner og værktøjer kan processen gøres effektiv og fejlfri.

1. Automatiser dataudtræk

De fleste moderne regnskabssystemer (e-conomic, Business Central, SAP, Uniconta m.fl.) kan opsættes til automatisk at:

• Udtrække EU-handler.

• Beregne værdier.

• Oprette rapporter i Intrastat-format.

Bogholderen opsætter automatisering, så rapporteringen kun kræver et tjek – ikke manuel indtastning.

2. Vedligehold varekoder

Intrastat kræver, at alle varer klassificeres efter kombinerede nomenklaturkoder (KN8).
Bogholderen sørger for:

• Løbende opdatering af varekoder i regnskabssystemet.

• Korrekt match mellem varer og koder.

• At nye varer får tildelt kode straks ved oprettelse.

Det gør fremtidige indberetninger hurtige og fejlfri.

3. Faste rutiner og deadlines

Bogholderen arbejder med faste procedurer:

• Hver måned indsamles og tjekkes EU-handler.

• En uge før fristen gennemgås tallene.

• Indberetning og kvittering arkiveres digitalt.

Denne rytme sikrer, at virksomheden aldrig mister overblikket, selv ved høj aktivitet.

4. Træning og vidensdeling

Erfarne bogholdere sørger for, at både kolleger og ledelse forstår, hvorfor Intrastat er vigtig.
De tilbyder:

• Kort introduktion til krav og konsekvenser.

• Interne vejledninger om korrekt registrering af EU-handler.

• Samarbejde med logistik eller salg for datakvalitet.

Det gør hele organisationen bedre rustet til at understøtte rapporteringen.

5. Tjek og revision

Intrastat kan indgå i revisors gennemgang af virksomheden.
Bogholderen sikrer derfor:

• Konsistens mellem Intrastat, moms og regnskab.

• Fuld dokumentation af alle indberetninger.

• Klar forklaring på eventuelle ændringer i data.

En veldokumenteret proces giver tillid – både internt og over for myndigheder.

6. Erfaring: Små fejl bliver dyre

Erfarne bogholdere ved, at selv små tastefejl i beløb eller landekoder kan føre til unødigt ekstraarbejde.
Derfor prioriterer de systematisk kontrol og dokumentation frem for hastværk.

“Intrastat handler ikke kun om at indberette – men om at kunne stå på mål for tallene bagefter.”

Intrastat-indberetning kræver præcision, men med en dygtig bogholder bliver det en rutineopgave i stedet for en byrde. De sikrer, at data er korrekte, frister overholdes, og virksomheden står stærkt over for både Danmarks Statistik og EU-krav. Resultatet? Tryghed, orden og en administration, der kører uden stress.